Excel vervangen door een webapplicatie loont zodra een spreadsheet ongemerkt een bedrijfssysteem is geworden. Je herkent het aan meerdere mensen in één bestand, versies die per mail rondgaan en formules die één collega begrijpt. Een zakelijke webapplicatie geeft je dan één actuele bron, rollen en rechten, controle bij de invoer en een geschiedenis van elke wijziging. Analyses en exports blijven in Excel.
Hieronder staat een tabel met acht signalen en wat elk signaal in de praktijk betekent. Daarna volgt een lijst van wat verhuist en wat in Excel blijft, en de overstap in vijf stappen met twee bekende valkuilen. Het gaat steeds om bedrijfssoftware, zoals een planning, een orderoverzicht of een portaal voor klanten en leveranciers. Wat zo'n applicatie precies is, lees je in wat een webapplicatie is.
Acht signalen dat je Excel moet vervangen
De meeste spreadsheets beginnen als een handig overzicht van één persoon. Jaren later hangt de planning, de voorraad of de facturatie ervan af, zonder dat iemand dat ooit zo heeft besloten. Een planner opent het bestand, ziet dat een collega het in gebruik heeft en slaat een kopie op met de eigen initialen erachter.
De acht signalen hieronder laten zien dat het bestand werk doet waar het nooit voor is gemaakt.
| Signaal | Wat er in de praktijk gebeurt | Wat een webapplicatie anders doet |
|---|---|---|
| Meerdere mensen werken in hetzelfde bestand | Wijzigingen overschrijven elkaar, of collega's wachten tot het bestand vrij is | Iedereen werkt tegelijk in dezelfde gegevens en de applicatie slaat elke regel apart op |
| Versies gaan per mail rond | Twee afdelingen beslissen op verschillende cijfers en niemand weet welke versie geldt | Er is één actuele bron en er valt geen bestand meer te versturen |
| Niemand durft de macro's aan te raken | Het proces past zich aan het bestand aan, omdat elke wijziging iets kan breken | Regels staan in geteste code, zodat je ze veilig kunt wijzigen |
| Eén collega begrijpt hoe het werkt | Vakantie, ziekte of vertrek van die collega legt het werk stil | De werking is vastgelegd en over te dragen aan een team |
| Iedereen kan alles zien en wijzigen | Een verkeerde sortering of een gewiste formule valt pas weken later op | Rollen en rechten bepalen wat iemand ziet en mag wijzigen |
| Niemand weet wie wat heeft gewijzigd | Een fout is achteraf niet te herleiden, dus controleert iedereen alles opnieuw | Elke wijziging krijgt een naam en een tijdstip |
| Invoer gaat zonder controle | Dezelfde klant staat er drie keer in met een andere schrijfwijze, en rapportages kloppen daardoor niet meer | Verplichte velden, keuzelijsten en controles houden foute invoer tegen |
| Gegevens worden overgetypt | Iemand neemt orders, uren of voorraad over uit een ander systeem, met dubbel werk en typfouten als gevolg | Koppelingen halen en versturen gegevens zonder overtypen |
Eén signaal los je vaak binnen Excel zelf op, bijvoorbeeld met een vaste keuzelijst of een heldere afspraak over wie het bestand beheert. Herken je er drie of meer, dan doet het bestand het werk van een systeem zonder de waarborgen van een systeem. Zo'n spreadsheet lijkt dan sterk op een legacysysteem: het draait nog, iedereen is ervan afhankelijk en niemand durft eraan te komen.
Hoe vaak het misgaat
Fouten in spreadsheets komen veel voor. Raymond Panko van de Universiteit van Hawaï vergeleek in 2015 grondige inspecties van 85 spreadsheets uit de praktijk, afkomstig uit onderzoeken die tussen 1995 en 2001 verschenen. In 94% van die spreadsheets zaten fouten. Per cel gaat het zelden mis, schrijft hij, en toch is in een groot bestand de kans op minstens één verkeerde uitkomst erg groot.
Soms haalt zo'n fout het nieuws. Begin oktober 2020 meldde de BBC dat in Engeland bijna 16.000 besmettingen met het coronavirus buiten de cijfers waren gebleven. De overheidsdienst Public Health England verzamelde testuitslagen in Excelsjablonen met een oud bestandsformaat, waar ongeveer 65.000 rijen in passen. Een spreadsheet was daar een vaste schakel in een keten geworden.
Waarom het misgaat: Excel als database
De acht signalen hebben vaak dezelfde oorzaak: het bestand wordt gebruikt als database. Volgens Microsoft is Excel gebouwd voor analyse en berekeningen. Gegevens die naar elkaar verwijzen, zoals orders en klanten, ondersteunt het programma volgens de maker niet. Daardoor kan Excel niet bewaken dat elke order bij een bestaande klant hoort.
Voor gegevens waarvan de samenhang moet kloppen en waar meerdere gebruikers bij moeten, wijst Microsoft zelf naar een database. Een zakelijke webapplicatie is zo'n database met schermen die bij jouw werk passen. De gegevens staan centraal op een server en gebruikers loggen in via de browser. De applicatie controleert elke invoer, weet wie wat mag en legt elke wijziging vast.
Via een koppeling wisselt ze gegevens uit met je boekhouding, je ERP of je planning. Hoe dat werkt, lees je in wat een koppeling via een API is.
Wat verhuist en wat in Excel blijft
Excel vervangen betekent zelden dat Excel verdwijnt. Het programma blijft sterk in rekenen, verkennen en presenteren. De toets is eenvoudig: gegevens die in het bestand wonen, verhuizen. Gegevens waar je in het bestand alleen naar kijkt, blijven.
Dit verhuist naar de webapplicatie
- Gegevens die meerdere mensen invoeren of bijwerken, zoals orders, planningen, voorraad en registraties
- Stappen met een status of goedkeuring, zoals een aanvraag die langs een leidinggevende gaat
- Rekenregels waar een levertijd, planning of offerte van afhangt
- Gegevens die een ander systeem nodig heeft of aanlevert
- Alles waarvan je later wilt terugzien wie het heeft gewijzigd
Dit blijft in Excel
- Eenmalige analyses en verkenningen op een export
- Draaitabellen en grafieken voor een overleg of rapportage
- Scenario's die één persoon doorrekent
- Persoonlijke lijstjes en kladwerk
- Bestanden die een klant of leverancier in Excel wil ontvangen
Een goede webapplicatie heeft daarom een exportknop. Je haalt de actuele gegevens op, rekent ermee in Excel en gooit het bestand daarna weg. De applicatie blijft de bron.
Wil je Excel vervangen door software, kijk dan ook of er standaardsoftware bestaat die jouw proces dekt. Voor boekhouding, relatiebeheer of urenregistratie is dat vaak de kortste route. Een webapplicatie op maat past bij een proces dat specifiek is voor jouw organisatie. Dat is meestal ook de reden dat het ooit in Excel is beland.
Excel vervangen in vijf stappen
De overstap verloopt in vijf stappen. Bij de eerste twee hoort een bekende valkuil.
1. Inventariseer wat het bestand allemaal doet
Open het bestand samen met de collega die het beheert en loop een bestaande order, aanvraag of planning van begin tot eind door. Noteer per tabblad wie het gebruikt, welke gegevens erin komen en welk besluit eruit volgt. Kijk ook naar wat buiten beeld blijft: verborgen kolommen, macro's, voorwaardelijke opmaak en verwijzingen naar andere bestanden. Hoe je zo'n stroom in kaart brengt, staat in bedrijfsprocessen digitaliseren.
Valkuil: bedrijfsregels die in formules verstopt zitten. In een formule met drie keer ALS staat soms een afspraak die nergens anders is vastgelegd. Een klantgroep krijgt een andere levertermijn, een aantal wordt naar boven afgerond of een rode cel betekent dat de planner eerst moet bellen.
Sla je die regels over, dan krijg je een applicatie die er goed uitziet en andere uitkomsten geeft dan het bestand. Schrijf elke regel uit in begrijpelijke taal en laat de gebruikers bevestigen dat de regel nog geldt.
2. Ontwerp het datamodel
Een datamodel beschrijft welke soorten gegevens er zijn en hoe ze samenhangen. In het bestand staat alles in rijen en kolommen; in de applicatie worden dat aparte tabellen, zoals klanten, orders en orderregels. Elk gegeven staat op één plek, zodat een nieuw adres van een klant overal tegelijk klopt. Leg in dezelfde stap vast welke rollen er zijn en wat elke rol mag zien en wijzigen.
Valkuil: het bestand één op één nabouwen. Een scherm met 40 kolommen en dezelfde tabbladen als het bestand voelt vertrouwd, en neemt alle beperkingen mee. Neem het proces als uitgangspunt: wie welke stap doet, met welke gegevens, en wat er daarna gebeurt. Vaak blijkt een deel van de kolommen te bestaan uit hulpkolommen die de applicatie zelf kan uitrekenen.
3. Bouw eerst de kern
Begin met het deel waar de meeste mensen dagelijks in werken, en bewaar uitzonderingen en rapportages voor later. Een eerste versie die één stroom van begin tot eind afhandelt, levert meer op dan tien halve schermen. Laat de gebruikers regelmatig zien wat er staat en verwerk hun reacties. Zij kennen de uitzonderingen die in geen enkel tabblad staan.
4. Importeer de bestaande gegevens
De gegevens uit het bestand gaan mee, en dat vraagt opschoonwerk. Reken op dubbele klanten, datums die als tekst zijn ingevoerd, samengevoegde cellen en kolommen die halverwege een andere betekenis kregen. Draai de import een paar keer als proef en laat gebruikers steekproeven nemen.
Lopende dossiers gaan altijd mee. Voor oudere jaren volstaat vaak het oude bestand als archief waarin je alleen kunt lezen.
5. Draai een korte periode naast elkaar
Laat het bestand en de applicatie een afgesproken periode naast elkaar lopen. Vergelijk in die weken de uitkomsten, bijvoorbeeld de totalen per week of de planning van één afdeling. Elk verschil is een regel die je in stap 1 hebt gemist of een fout die al langer in het bestand zat.
Naast elkaar draaien is dubbel werk, dus houd het kort. Spreek vooraf af welk systeem leidend is en op welke datum het bestand dichtgaat. Zet het bestand daarna op alleen lezen. Blijft het bewerkbaar, dan ontstaat er snel weer een schaduwversie.
Van bestand naar bedrijfssoftware
Excel vervangen hoef je niet alleen te doen. Isatis werkt met teams in Nijmegen en Sarajevo. We bouwen al meer dan dertig jaar software, met 30+ engineers en meer dan 100 projecten, en zijn gecertificeerd voor ISO 9001 en ISO 27001.
Op onze pagina over een webapplicatie laten maken lees je hoe we zo'n traject aanpakken. Wil je jouw bestand en de mogelijkheden bespreken, plan dan een gesprek.
Veelgestelde vragen
Wanneer moet je Excel vervangen?
Zodra het bestand een systeem is geworden. Dat zie je aan meerdere gebruikers in één bestand, versies per mail, macro's die niemand durft te wijzigen en één collega die weet hoe het werkt. Herken je drie of meer signalen uit de tabel, dan is het tijd om de overstap te onderzoeken.
Wat is een goed alternatief voor Excel?
Dat hangt af van het proces. Voor standaardwerk zoals boekhouding of relatiebeheer bestaat standaardsoftware. Voor een proces dat specifiek is voor jouw organisatie past een zakelijke webapplicatie op maat, met een database, rollen en koppelingen.
Kun je Excel als database gebruiken?
Voor een eenvoudige lijst die één persoon bijhoudt wel. Excel bewaakt geen relaties tussen tabellen, dus bij meerdere gebruikers en samenhangende gegevens loop je vast. Microsoft verwijst voor dat soort gegevens zelf naar een database.
Hoe lang duurt het om Excel te vervangen door een webapplicatie?
Dat hangt af van het aantal tabbladen, rekenregels en koppelingen. De inventarisatie en het datamodel maken de omvang duidelijk. Begin je met de kern, dan heb je eerder een werkende eerste versie dan wanneer je alles tegelijk wilt vervangen.
Blijf je Excel gebruiken naast de webapplicatie?
Ja. Excel blijft handig voor analyses, draaitabellen en scenario's op een export uit de applicatie. De applicatie is de bron en het Excelbestand is een tijdelijke kopie om mee te rekenen.
